Положення про Експертно-перевірну комісію Центрального державного архіву громадських об’єднань та україніки – Центральний державний архів громадських об'єднань та україніки

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора ЦДАГОУ
31.10.2022 № 20

ПОЛОЖЕННЯ
про Експертно-перевірну комісію
Центрального державного архіву
громадських об’єднань та україніки

1. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» і Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, Центральний державний архів громадських об’єднань та україніки (далі – ЦДАГОУ) утворює Експертно-перевірну комісію (далі – ЕПК) ЦДАГОУ з метою проведення експертизи цінності документів, визначення у межах своїх повноважень складу Національного архівного фонду (далі – НАФ), внесення документів до НАФ та вилучення їх з НАФ, а також здійснення організаційно-методичного керівництва діяльністю експертних комісій юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що перебувають у зоні комплектування ЦДАГОУ.

2. ЕПК ЦДАГОУ є постійно діючим органом ЦДАГОУ.

3. У своїй діяльності ЕПК ЦДАГОУ керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, правилами, інструкціями та рекомендаціями Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів) та іншими нормативно-правовими актами, а також цим Положенням.

4. До складу ЕПК ЦДАГОУ, який затверджується директором ЦДАГОУ входять: голова, заступник голови, секретар, члени ЕПК ЦДАГОУ, фахівці з архівної справи, представники наукових установ і громадських формувань, інші фахівці.

5. Голова ЕПК ЦДАГОУ:

– організовує роботу комісії;

– призначає (у разі необхідності) позачергові засідання;

– приймає рішення про позаплановий розгляд питання.

У разі відсутності голови ЕПК ЦДАГОУ його обов’язки виконує заступник голови.

6. Секретар ЕПК ЦДАГОУ:

– здійснює приймання та реєстрацію отриманих документів;

– перевіряє наявність усіх документів, їх комплектність і правильність оформлення. У разі виявлення нестачі необхідної кількості примірників документів, неналежним чином оформлених документів, відсутності витягів із протоколів експертних комісій, експертних висновків, секретар ЕПК ЦДАГОУ протягом 3 днів інформує про це юридичну особу, яка подала документи на розгляд комісії. Якщо протягом 10 робочих днів юридична особа не подає до ЦДАГОУ необхідні та правильно оформлені документи, секретар ЕПК ЦДАГОУ готує проєкт листа із зазначенням вмотивованої відмови в розгляді документів на засіданні ЕПК ЦДАГОУ та подає його на підпис голові ЕПК ЦДАГОУ;

– забезпечує своєчасність подання матеріалів на розгляд голови та членів ЕПК ЦДАГОУ;

– передає зареєстровані документи з резолюцією голови комісії для розгляду членам комісії у день їх надходження або наступного робочого дня;

– є членом комісії і розглядає документи, подані на розгляд ЕПК ЦДАГОУ;

– здійснює контроль за рухом документів, що надійшли на розгляд ЕПК ЦДАГОУ;

– готує проєкт порядку денного засідання ЕПК ЦДАГОУ, укладає список запрошених осіб;

– за рішенням голови комісії забезпечує скликання засідань ЕПК ЦДАГОУ;

– передає голові комісії та її членам порядок денний чергового засідання комісії і весь комплект документів, що надійшли на розгляд, не пізніше ніж за 5 робочих днів до засідання;

– оформлює протокол засідання ЕПК ЦДАГОУ, витяг з протоколу, складає супровідний лист, заповнює гриф схвалення/погодження або проставляє штамп ЕПК ЦДАГОУ про схвалення/погодження документів не пізніше 10 робочих днів після проведення засідання;

– після затвердження протоколу засідання ЕПК ЦДАГОУ директором архіву, за необхідності, надсилає витяг з протоколу засідання комісії заінтересованій юридичній/фізичній особі;

– здійснює облік і звітність про роботу ЕПК ЦДАГОУ;

– веде документацію комісії і забезпечує її збереженість.

У разі відсутності секретаря його обов’язки за дорученням голови комісії виконує інший член ЕПК ЦДАГОУ, про що зазначається в протоколі.

7. ЕПК ЦДАГОУ працює відповідно до річного плану роботи, який затверджується директором архіву, і звітує перед ним про проведену роботу.

8. Основними завданнями ЕПК ЦДАГОУ є:

– науково-методичне та організаційне забезпечення експертизи цінності документів;

– розгляд у межах своїх повноважень питань щодо визначення та уточнення джерел формування НАФ, його складу та строків зберігання документів;

– перевірка результатів експертизи цінності документів, проведеної експертними комісіями юридичних осіб – джерел формування НАФ у зоні комплектування ЦДАГОУ;

– розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах;

– проведення експертизи цінності архівних документів, вилучених митними органами або правоохоронними органами, конфіскованих за рішенням суду відповідно до статті 28 Закону України «Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей».

9. ЕПК ЦДАГОУ приймає рішення про:

– схвалення описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, внесених за рішенням ЕПК ЦДАГОУ до джерел формування НАФ, що перебувають у зоні комплектування архіву та їх подання на затвердження керівникам юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів;

– погодження описів справ з кадрових питань (особового складу), номенклатур справ, інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії (далі – ЕК), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що перебувають у зоні комплектування архіву;

– схвалення описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, погодження описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), номенклатури справ, інструкції з діловодства ЦДАГОУ та подання таких документів на затвердження директора архіву;

– подання для схвалення Центральною експертно-перевірною комісією (далі – ЦЕПК) Укрдержархіву і затвердження головою Укрдержархіву списків джерел формування НАФ, списків юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, які перебувають у зоні комплектування архіву;

– схвалення і подання на погодження із ЦЕПК Укрдержархіву актів про вилучення документів з НАФ, про невиправні пошкодження документів НАФ, анотованих переліків унікальних документів НАФ, які зберігаються в ЦДАГОУ, у юридичних осіб, їх відокремлених підрозділах та у фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архіву, списків архівних фондів (архівних документів), що підлягають передачі від одного архіву до іншого, у повному обсязі та архівних фондів (архівних документів), з яких вилучаються для передачі окремі справи (одиниці зберігання/одиниці обліку аудіовізуальних документів);

– схвалення та подання на затвердження директора ЦДАГОУ актів грошової оцінки документів Національного архівного фонду, що зберігаються у ЦДАГОУ, у юридичних осіб, їх відокремлених підрозділах та у фізичних осіб;

– внесення до НАФ документів, що зберігаються у фізичних осіб, документів або їх копій, що надійшли в установленому порядку з-за кордону.

10. Для виконання покладених на ЕПК ЦДАГОУ завдань їй надається право:

– контролювати дотримання юридичними особами, їх відокремленими підрозділами, що перебувають у зоні комплектування ЦДАГОУ, установлених правил проведення експертизи цінності документів;

– порушувати перед керівниками юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що є джерелами комплектування ЦДАГОУ, питання про надання інформації стосовно розшуку відсутніх документів НАФ та надання письмових пояснень у випадку втрати цих документів;

– пропонувати керівникам архівних підрозділів юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що є джерелами комплектування ЦДАГОУ, надавати відомості та висновки, необхідні для визначення цінності і строків зберігання документів;

– під час розгляду описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) вимагати надання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

– заслуховувати на своїх засіданнях за домовленістю з керівниками юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, що є джерелами комплектування ЦДАГОУ, інформації про стан упорядкування, обліку та зберігання документів НАФ;

– запрошувати на засідання ЕПК, в якості консультантів та експертів, фахівців архівних підрозділів юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, членів їх експертних комісій з проведення експертизи цінності;

– інформувати директора архіву з питань, що входять до компетенції ЕПК ЦДАГОУ.

11. Засідання ЕПК ЦДАГОУ проводяться не рідше чотирьох разів на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менш як дві третин складу членів комісії.

Рішення ЕПК ЦДАГОУ приймаються більшістю голосів, оформлюються протоколом, який підписує голова (у разі його відсутності – заступник) і секретар комісії та набувають чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕПК ЦДАГОУ директором архіву.

Голова ЕПК ЦДАГОУ може прийняти рішення про проведення засідання у режимі відеоконференції з використанням відповідного програмного забезпечення, зокрема через Інтернет (далі – онлайн-засідання). В онлайн-засіданні беруть участь члени ЕПК ЦДАГОУ, а також інші запрошені особи.

12. У разі відмови директора ЦДАГОУ затвердити протокол засідання ЕПК ЦДАГОУ, її голова може звернутися із скаргою до ЦЕПК Укрдержархіву, рішення якої є остаточним.

13. Власник документів або уповноважена ним особа може оскаржити в ЦЕПК Укрдержархіву рішення, прийняте ЕПК ЦДАГОУ з проведення експертизи цінності документів щодо внесення до НАФ або вилучення з нього документів, а також щодо проведення їх грошової оцінки.