ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора ЦДАГОУ
23.01.2023  № 4

ПОЛОЖЕННЯ
про колегію Центрального державного архіву
громадських об’єднань та україніки

1. Загальні положення

1.1. Колегія Центрального державного архіву громадських об’єднань та україніки (далі – ЦДАГОУ) є консультативно-дорадчим органом, утвореним для погодженого вирішення питань, що належать до його компетенції, та для колективного обговорення найважливіших напрямів його діяльності.

1.2. У своїй роботі колегія ЦДАГОУ керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, наказами Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів) та цим Положенням.

1.3. Рішення про утворення колегії приймається директором ЦДАГОУ.

2. Функції колегії

2.1. Колегія ЦДАГОУ:

1) обговорює і приймає рішення щодо перспектив і найважливіших напрямів діяльності архіву;

2) розглядає пропозиції щодо:

– удосконалення законодавства з питань, що належать до компетенції архіву;

– забезпечення співпраці з Укрдержархівом під час виконання покладених на них завдань;

– реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства;

– розширення міжнародного співробітництва у сфері архівної справи та діловодства;

– обговорює прогнози, проекти програм розвитку архівної справи та діловодства, інші програми та визначає шляхи їх реалізації;

– розглядає питання про стан дотримання фінансової, бюджетної дисципліни, збереження та використання державного майна, здійснення внутрішнього фінансового контролю та усунення виявлених недоліків;

– аналізує стан дотримання законодавства з питань державної служби, організаційно-кадрової та виконавської дисципліни;

– розробляє пропозиції щодо вдосконалення діяльності архіву;

– розглядає результати роботи архіву;

– аналізує стан роботи архіву з питань забезпечення прав і свобод людини і громадянина;

– розглядає інші питання, пов’язані з реалізацією завдань, покладених на архів.

3. Склад колегії

3.1. До складу колегії ЦДАГОУ входять:

– директор архіву (голова колегії), його заступники (за посадою), керівники структурних підрозділів архіву;

– керівники Укрдержархіву, представники профспілки, громадських організацій, наукових, культурних та освітніх закладів (за згодою).

3.2. Кількісний та якісний склад колегії ЦДАГОУ затверджується наказом Укрдержархіву за поданням директора архіву.

4. Організація роботи колегії

4.1. Організаційною формою роботи колегії є засідання. Періодичність проведення засідань колегії визначається її головою.

4.2. У разі потреби можуть проводитися розширені та виїзні засідання колегії, а також спільні засідання з колегіями державних органів та установ.

4.3. Робота колегії проводиться відповідно до затвердженого її головою плану засідань на рік. У плані зазначаються питання, що необхідно розглянути, особи, відповідальні за підготовку і подання матеріалів на засідання колегії, орієнтовна  дата проведення засідань колегії.

4.4. Додаткові питання до затвердженого плану засідань колегії можуть бути включені до порядку денного засідання колегії за рішенням її голови не пізніше ніж за п’ять днів до чергового засідання (у разі невідкладної потреби цей термін може корегуватися).

4.5. Час, місце проведення та порядок денний засідання колегії визначаються головою колегії.

4.6. Підготовка проекту порядку денного засідання колегії згідно із затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій здійснюється секретарем колегії, який не пізніше ніж за п’ять днів до засідання подає його голові колегії для погодження, складає список запрошених осіб із зазначенням їх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи та займаних посад, визначає необхідність забезпечення їх відповідними матеріалами.

4.7. На розгляд колегії подаються:

– проект порядку денного засідання колегії з визначенням доповідача з кожного питання;

– довідка з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій (за необхідності);

– проект рішення колегії, завізований усіма особами, які брали участь у підготовці питання, а також  керівниками структурних підрозділів, які мають виконувати це рішення в разі його прийняття;

– довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти тощо), які безпосередньо стосуються порядку денного.

4.8. Членам колегії матеріали надаються не пізніше ніж за три дні до засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день до засідання.

4.9. Особи, відповідальні за підготовку та подання матеріалів на засідання колегії, надають матеріали секретарю колегії не пізніше ніж за три дні до чергового засідання, який контролює своєчасність подання матеріалів, перевіряє правильність їх оформлення.

4.10. Керівники структурних підрозділів архіву, відповідальні за підготовку питання на засіданні колегії, узгоджують та координують роботу інших структурних підрозділів, залучених до розроблення необхідних матеріалів.

5. Порядок проведення засідання колегії

5.1. Засідання колегії веде її голова, а у разі його відсутності – особа, на яку покладено виконання обов’язків директора архіву.

5.2. Засідання колегії проводиться у разі, коли у ньому беруть участь не менше ніж дві третини загальної кількості членів колегії.

5.3. Члени колегії беруть участь у засіданнях колегії особисто.

Якщо член колегії не може бути присутнім на засіданні, він має право попередньо подати голові колегії відповідні пропозиції у письмовій формі.

5.4. Порядок денний засідання і рішення колегії затверджуються членами колегії шляхом голосування.

5.5. Особи, запрошені на засідання колегії для розгляду окремих питань, можуть бути присутніми під час розгляду інших питань лише з дозволу голови колегії.

5.6. Члени колегії і особи, запрошені для участі у розгляді окремих питань, беруть участь в їх обговоренні, дають необхідні пояснення, вносять пропозиції.

У разі схвалення ці пропозиції та зауваження вносяться до проекту рішення.

5.7. Рішення колегії приймаються з кожного питання порядку денного відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів колегії.

За рішенням головуючого може застосовуватися процедура таємного голосування.

Думка відсутнього члена колегії з питань порядку денного засідання, подана у письмовій формі, розглядається на засіданні колегії і враховується під час голосування.

5.8. Головуючий на засіданні колегії може прийняти рішення про закритий розгляд питань порядку денного.

Під час закритих засідань колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення рішень, що приймаються, здійснюється відповідно до законодавства.

5.9. Голова колегії може прийняти рішення про проведення засідання у режимі відеоконференції з використанням відповідного програмного забезпечення, зокрема через Інтернет (далі – онлайн-засідання). В онлайн-засіданні беруть участь члени колегії, а також інші запрошені особи.

5.10. У разі проведення спільних засідань колегій приймається спільне рішення.

Голова колегії приймає рішення щодо присутності під час засідання колегії представників засобів масової інформації та проведення кіно-, відео-, фотозйомки і звукозапису.

5.11. Після засідання колегії структурний підрозділ (окремий працівник), відповідальний за підготовку питань, доопрацьовує протягом п’яти днів (якщо головою колегії не встановлено інший строк) проект рішення колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного, погоджує із керівниками зацікавлених структурних підрозділів архіву, членами колегії і подає його на розгляд голови колегії.

5.12. Рішення колегії реалізується шляхом прийняття наказу директором архіву.

У разі виникнення розбіжностей між головою та іншими членами колегії під час прийняття рішення, директор архіву реалізує шляхом прийняття наказу своє рішення, доповідаючи у разі потреби про розбіжності, що виникли, керівництву Укрдержархіву. Члени колегії також можуть повідомити свою думку керівництву органу вищого рівня.

Рішення колегії з організаційних, процедурних і контрольних питань вносяться до протоколу засідання (без видання наказу).

5.13. Рішення колегії оформляються протоколами, що підписуються головуючим на засіданні та секретарем колегії.

Рішення спільних засідань колегій оформляються протоколами, які підписуються головами відповідних колегій органів виконавчої влади та секретарями колегій.

5.14. Рішення колегії доводяться до відома членів колегії, керівників структурних підрозділів архіву, а також до керівників інших органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності в частині, що їх стосується.

5.15. Рішення колегії з питань, запропонованих до розгляду органом вищого рівня, доводяться до відома цього органу.

5.16. Стенографування (технічний запис) засідань колегії архіву забезпечує секретар колегії.

5.17. Матеріали засідань колегії зберігаються в установленому порядку у структурному підрозділі, визначному головою колегії.

6. Контроль за виконанням рішень колегії

6.1. Контроль за виконанням рішень колегії здійснює посадова особа, визначена директором архіву.

6.2. Колегія розглядає на своїх засіданнях стан виконання прийнятих нею рішень.