ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства юстиції України
21.07.2022 № 3061/5
ПОЛОЖЕННЯ
про Центральний державний архів
громадських об’єднань та україніки
1. Центральний державний архів громадських об’єднань та україніки (ЦДАГОУ) створюється, реорганізовується і ліквідується за рішенням Кабінету Міністрів України та належить до сфери управління Укрдержархіву.
ЦДАГОУ виконує завдання та функції держави з управління архівною справою та діловодством, забезпечує облік, збереженість документів Національного архівного фонду загальнодержавного значення свого профілю і використання відомостей, що в них містяться.
ЦДАГОУ здійснює повноваження власника документів Національного архівного фонду.
ЦДАГОУ має статус неприбуткової установи, діє на основі законодавства України та цього Положення.
2. ЦДАГОУ в своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими актами законодавства, наказами Міністерства юстиції України та Укрдержархіву, а також цим Положенням.
3. Місцезнаходження ЦДАГОУ: вул. Генерала Алмазова, 8, м. Київ, 01011, Україна.
4. ЦДАГОУ зберігає:
1) документи Національного архівного фонду загальнодержавного значення, що є власністю держави (далі – профільні документи), а саме:
документи центральних керівних органів політичних та громадських об’єднань, що діяли на території України до 1991 року;
документи державних установ, громадсько-політичних об’єднань та діячів української еміграції;
оригінали i/або копії документів, що були в різні історичні періоди вивезені за кордон чи створені за кордоном та відображають події історії України в її сучасних кордонах;
оригінали i/або копії документів, що є історико-культурним надбанням зарубіжного українства, які на законних підставах надійшли у власність України i внесені до Національного архівного фонду;
документи органів керівництва партизанським рухом України та партизанських з’єднань і загонів періоду Другої світової війни;
документи громадян, які були репресовані у місті Києві та Київській області у 1919-1950 роках органами ВУНК, ДПУ, НКВС, МДБ, КДБ;
документи партійних і радянських діячів УРСР, представників опозиційних рухів радянської доби та громадсько-політичних діячів незалежної України;
документи політичних партій, громадських об’єднань, у тому числі галузевих професійних спілок незалежної України, діяльність яких має загальнодержавний характер;
копії зазначених у цьому пункті документів, що зберігаються в інших архівах, музеях, бібліотеках;
2) страховий фонд та фонд користування документами;
3) облікові документи та довідковий апарат до документів (описи, каталоги, покажчики, реєстри, огляди, бази даних тощо).
5. Основними завданнями ЦДАГОУ є:
1) участь у реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства;
2) координація діяльності громадських об’єднань та утворених ними підприємств, установ і організацій з питань діловодства, архівної справи;
3) забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;
4) забезпечення формування Національного архівного фонду, комплектування ЦДАГОУ профільними документами, їх облік та зберігання, використання відомостей, що в них містяться;
5) надання методичної допомоги архівним підрозділам та службам діловодства, державним архівним установам щодо роботи з профільними документами;
6) забезпечення реалізації прав громадян згідно чинного законодавства на вільний доступ до інформації профільних документів і довідкового апарату до них;
7) задоволення потреб українців, які проживають поза межами України, щодо збереження документальної спадщини та її використання.
8) ведення наукової та методичної роботи у сфері архівної справи, діловодства й археографії, впровадження досягнень науки та техніки в діяльність ЦДАГОУ.
6. ЦДАГОУ відповідно до покладених на нього завдань і в межах своїх повноважень:
1) подає Укрдержархіву пропозиції щодо формування та реалізації державної політики у сфері архівної справи та діловодства;
2) бере участь у розробленні цільових програм та планів розвитку архівної справи й забезпечує їх виконання;
3) здійснює методичне керівництво архівними підрозділами і службами діловодства громадських об’єднань та відповідними службами, створених ними в порядку, передбаченому законом, юридичних осіб (товариств, підприємств), що перебувають у зоні його комплектування;
4) організовує роботу, пов’язану з віднесенням документів свого профілю до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
5) визначає джерела формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні його комплектування, організовує відбір і приймання профільних документів на постійне зберігання; проводить їх експертизу цінності;
6) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства громадських об’єднань, створених ними в порядку, передбаченому законом, юридичних осіб (товариств, підприємств), що перебувають у зоні його комплектування, надає їм у встановленому законодавством порядку методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства, забезпеченні збереженості документів;
7) здійснює у встановленому законодавством порядку контроль за складенням та дотриманням номенклатури справ у громадських об’єднаннях, що перебувають у зоні його комплектування;
8) веде роботу з власниками документів особового походження або уповноваженими ними установами чи особами щодо передавання цих документів на договірних засадах на зберігання до ЦДАГОУ, організовує приймання цих документів на зберігання;
9) проводить роботу, спрямовану на виявлення, повернення оригіналів і/або відтворення в копіях профільних архівних документів, що знаходяться за кордоном, їх придбання та ведення відповідного обліку;
10) реалізовує переважне право держави на придбання документів Національного архівного фонду свого профілю у разі їх продажу, взаємодіє з правоохоронними органами і подає до суду заяву про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий;
11) організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання, проведення грошової оцінки і забезпечення їх страхування;
12) веде державний облік документів Національного архівного фонду свого профілю незалежно від місця зберігання і форми власності на них та подає відповідні відомості про них до Укрдержархіву, здійснює контроль за їх збереженістю, обліком і використанням відомостей, що містяться в зазначених документах;
13) отримує i систематизує інформацію щодо документів історико- культурної спадщини України, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України;
14) організовує та здійснює постійне зберігання, охорону, реставрацію і консервацію профільних документів;
15) організовує і проводить в установленому порядку грошову оцінку профільних документів;
16) створює страхові копії та копії фонду користування документами, що зберігаються в ЦДАГОУ, та профільних унікальних документів незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
17) надає юридичним та фізичним особам, що мають документи Національного архівного фонду, допомогу у зберіганні та реставрації таких документів, виготовленні копій унікальних документів для страхового фонду та фонду користування;
18) бере в установленому порядку участь у розробленні та виконанні програм інформатизації архівної справи;
19) створює та вдосконалює систему довідкового апарату до документів;
20) надає користувачам в установленому порядку документи і довідковий апарат до них, інформує про профільні документи, зміст яких може бути використаний юридичними та фізичними особами;
21) забезпечує видачу архівних довідок, копій документів, а також впровадження інших способів використання відомостей, що містяться в архівних документах, для захисту законних прав та інтересів громадян;
22) публікує в установленому порядку документи, що зберігаються в ЦДАГОУ, видає довідково-інформаційну літературу і посібники з архівної справи та діловодства, координує діяльність державних архівів з питань спільної підготовки збірників документів та інших видань;
23) надає в установленому порядку юридичним та фізичним особам платні послуги з використання інформації, що міститься в архівних документах, проведення робіт, пов’язаних з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, розробленням нормативно-методичних посібників з архівної справи та діловодства;
24) здійснює наукові дослідження з архівної справи та діловодства, впроваджує в практику їх результати, проводить методичну роботу з цих питань;
25) організовує наукові конференції, наради, семінари тощо з питань, що належать до компетенції ЦДАГОУ;
26) проводить навчально-виробничу практику студентів навчальних закладів з профільних питань;
27) впроваджує в практику роботи ЦДАГОУ прогресивні технології організації праці, управління і господарювання, забезпечує охорону праці, правовий і соціальний захист працівників ЦДАГОУ;
28) організовує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян щодо діяльності ЦДАГОУ;
29) надає доступ до інформації, якою володіє ЦДАГОУ та яка не міститься в архівних документах, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
30) узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до його компетенції, розробляє пропозиції щодо вдосконалення цього законодавства та в установленому порядку вносить їх на розгляд до Укрдержархіву;
31) здійснює в установленому порядку міжнародне співробітництво у сфері архівної справи та діловодства;
32) організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду, впроваджує наукові досягнення і прогресивні методи роботи в архівну справу та діловодство;
33) здійснює у межах повноважень, передбачених законом, заходи з цивільного захисту;
34) здійснює інші функції, відповідно до покладених на нього завдань.
7. ЦДАГОУ з метою організації своєї діяльності:
1) вживає заходів щодо удосконалення структури ЦДАГОУ;
2) забезпечує в межах повноважень проведення заходів щодо запобігання корупції і контроль за їх реалізацією в ЦДАГОУ;
3) здійснює добір кадрів, організовує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників ЦДАГОУ;
4) організовує планово-фінансову роботу в ЦДАГОУ, здійснює контроль за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, забезпечує організацію та вдосконалення бухгалтерського обліку;
5) забезпечує представництво інтересів ЦДАГОУ у судових та інших органах;
6) організовує діловодство та архівне зберігання документів ЦДАГОУ відповідно до встановлених правил.
8. ЦДАГОУ відповідно до покладених на нього завдань має право:
1) перевіряти у межах своїх повноважень роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності (далі – установи), а також громадських об’єднань, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок;
2) отримувати в установленому порядку установ, а також від громадян, громадських об’єднань, релігійних організацій інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і впорядкування документів Національного архівного фонду та ведення діловодства, заслуховувати інформацію їх представників з цих питань;
3) давати в межах своїх повноважень установам, громадським об’єднанням, релігійним організаціям організаційно-методичні вказівки щодо роботи їх архівних підрозділів та служб діловодства;
4) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду;
5) вимагати від власника документів подання їх на експертизу цінності в разі загрози знищення або значного погіршення стану цих документів;
6) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити їх відчуження чи вивезення за межі України, проведення експертизи цінності цих документів;
7) подавати до суду позов про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;
8) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду, а також про притягнення до відповідальності посадових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;
9) укладати договори з юридичними та фізичними особами на виконання робіт;
10) укладати в установленому порядку за погодженням з Укрдержархівом договори в рамках міжнародного спіробітництва;
11) реалізовувати переважне право на придбання документів Національного архівного фонду, що перебувають у власності юридичних і фізичних осіб, у разі продажу цих документів;
12) брати участь у роботі комісії, що здійснює атрибуцію антикварних речей, та аукціонної комісії з продажу антикварних речей;
13) обмежувати в установленому законодавством порядку доступ до відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду, які зберігаються в ЦДАГОУ;
14) залучати за погодженням з Укрдержархівом до роботи над науковими темами і методичними розробками загальногалузевого значення інші архівні установи;
15) проводити в установленому порядку наради з питань, що належать до компетенції ЦДАГОУ.
9. ЦДАГОУ в процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з установами, громадськими об’єднаннями та релігійними організаціями.
Працівники ЦДАГОУ за дорученням керівництва мають право для виконання своїх службових обов’язків відвідувати в установленому порядку архівні підрозділи і служби діловодства установ.
10. ЦДАГОУ очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади Головою Укрдержархіву.
Директор має заступників. У разі відсутності директора або неможливості здійснення ним своїх повноважень його обов’язки виконує заступник директора відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
11. Директор ЦДАГОУ:
1) здійснює керівництво діяльністю ЦДАГОУ, представляє ЦДАГОУ у відносинах з іншими установами в Україні та за її межами;
2) визначає посадові обов’язки і ступінь відповідальності заступників і керівників структурних підрозділів ЦДАГОУ;
3) затверджує структуру ЦДАГОУ за погодженням з Головою Укрдержархіву;
4) затверджує штатну розстановку ЦДАГОУ;
5) затверджує положення про структурні підрозділи ЦДАГОУ;
6) затверджує посадові інструкції працівників ЦДАГОУ;
7) затверджує план розвитку архівної справи та плани розвитку певних напрямів діяльності ЦДАГОУ, звітує перед Укрдержархівом про їх виконання, про усунення порушень і недоліків, виявлених під час проведення перевірок діяльності ЦДАГОУ;
8) призначає на посаду та звільняє з посади за погодженням з Головою Укрдержархіву заступників директора, призначає на посаду та звільняє з посади працівників ЦДАГОУ;
9) забезпечує дотримання встановленого Укрдержархівом порядку обміну інформацією між Укрдержархівом та ЦДАГОУ
10) видає накази організаційно-розпорядчого характеру, організовує і контролює їх виконання;
11) приймає рішення щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності працівників ЦДАГОУ;
12) розпоряджається коштами ЦДАГОУ в межах затвердженого кошторису на його утримання, забезпечує ефективне їх використання;
13) організовує роботу колегії ЦДАГОУ і головує на її засіданнях;
14) здійснює інші передбачені законодавством України повноваження.
12. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції ЦДАГОУ, обговорення найважливіших напрямів його діяльності утворюється колегія.
Склад колегії затверджується Укрдержархівом.
Положення про колегію затверджується наказом директора ЦДАГОУ.
Рішення колегії можуть бути реалізовані шляхом видання наказу директора ЦДАГОУ.
13. З метою проведення експертизи цінності документів, розгляду інших питань, пов’язаних з формуванням Національного архівного фонду, у ЦДАГОУ утворюється експертно-перевірна комісія.
Положення про експертно-перевірну комісію та її склад затверджуються наказом директора ЦДАГОУ.
14. Для розгляду питань організації науково-методичної та видавничої роботи в галузі архівної справи та діловодства у ЦДАГОУ утворюється науково-методична рада.
Положення про науково-методичну раду та її склад затверджуються наказом директора ЦДАГОУ.
15. У разі необхідності у ЦДАГОУ можуть утворюватися інші консультативні, дорадчі органи.
Положення про них та їх склад затверджуються наказом директора ЦДАГОУ.
16. ЦДАГОУ утримується за рахунок коштів Державного бюджету України.
ЦДАГОУ дотримується заборони розподілу отриманих доходів або їх частини серед засновників органу управління ЦДАГОУ, його працівників (крім оплати їхньої праці, нарахування єдиного соціального внеску) та інших пов’язаних з ними осіб.
У разі припинення ЦДАГОУ його активи, майно будуть передані неприбутковій організації відповідного виду або зараховані до доходу бюджету.
Граничну чисельність, кошторис, штатний розпис та фонд оплати праці працівників ЦДАГОУ затверджує Голова Укрдержархіву.
17. ЦДАГОУ є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в органах Державної казначейської служби України, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.